سیستم فروش و نحوه ی پیاده سازی سیستم فروش (صفر تا صد!)

آیا تا الان برای نظم دهی به سیستم فروش خودتان فکر کرده اید؟ کسب و کار شما چه بزرگ باشد و چه کوچک، چه نوپا باشد و  چه به بلوغ رسیده باشد گاهی بر روی یک خط صاف حرکت میکند و بازده آن بعد از گذشت مدتی افت خواهد کرد. اگرمقداری در آمار کسب و کارتان دقت کنید و بررسی کنید متوجه خواهید شد که با زبان خودش به شما میگوید که نیاز به یک جهش دارد.سوال شما باید این باشد؛ جهش در چه سمتی!

االان هم برای تغییر دیر نیست. شروع هر کسب و کاری، مدیریت خودش را میخواهد و شروع فروش حداکثری هر کسب و کاری به یک درک درست از خدمات و محصولات قابل ارائه، جامعه ی  هدف و در نهایت به یک سیستم مدیریت فروش قابل انعطاف با نیازهای مشتری نیاز دارد. تبریک! الان روی اولین و سخت ترین پله یعنی مدیریت یک مجموعه ایستاده اید برای قدم برداشتن به سمت سودآوری هدفمندتر با مقاله ی « سیستم فروش و نحوه ی پیاده سازی سیستم فروش (صفر تا صد!)» با سایت تخصصی فروش مرکز فروش 24 همراه شوید.

تغییر چرا به چطور در روند فروش

تمام کسانی که صاحب یک مجموعه ای  هستند، حداقل یک بار هم که شده با فروش نامنظم در زمان های مختلف روبرو شده اند و اولین حرکت آنها این است که سوال «چرا بازار خراب است؟» را از خودشان بپرسند. حق هم تا حدودی با شماست، درواقع سرمایه ی خودتان را در یک چرخه ی دوار گذاشتید که از آن انتظار دارید در نهایت به شما برگردد. اما مرحله ی اول موفقیت شما در درک درست یک سیستم فروش و در نهایت اجرای آن بر روی کسب و کارتان ، به ذهنیت خودتان بستگی دارد. می توانید خودتان را در دام یک سوال حل نشدنی بیندازید یا سوال را به «چطور است که بازار فروش خراب است ؟» تغییر دهید.

در مرحله ی اول از شما میخواهم که این واقعیت را بپذیرید که در دنیا و جوامع امروزی سطح نیازهای انسان با دیجیتالی شدن، روزانه در حال تغییر است و در نتیجه ی این حقیقت، روش برطرف کردن این نیازها یا به عبارتی استراتژی فروش (این مقاله رو هم بخون:استراتژی فروش در 8 مرحله + نکات طلایی فروش چند برابری) باید دقیق و به درستی تنظیم شود در غیر اینصورت احتمال شکست خوردن در فروش محصولاتتان وجود دارد .

شاید برایتان جالب باشد اما داستانی از استیو جابز را سالیان پیش مورد مطالعه قرار دادم که معتقدم بخش بزرگی از شرایط و خط فکر فعلی ام را مدیون آن هستم. در این داستان استیو جابز با در دست داشتن اولین محصول خود (که حتی از مرحله ی کانسپت هم گذشته بود!) آن را چندین ماه بعد به بازار جهانی معرفی کرد. علتش را می توانید حدس بزنید؟

او برای رویارویی مردم با محصولاتش برنامه ریزی میکرد و با شناخت مشتریانش میدانست نیاز آن جامعه با این محصول برطرف نخواهد شد به عبارتی برای حرکت طبیعی و سالم چرخه ی عرضه و تقاضا لازم است ارزیابی درستی از نیاز مشتریان و رفتار آن ها در مورد محصولات خریداری شده (اگر جزو مشتریان قدیمی باشند) داشته باشیم. همچنین در تکمیل حرفم باید بگویم تعداد نه هایی که روزانه از مشتریان خود میشنوید را باید به یک نوع موفقیت برای تغییر فرهنگ ساخت یا ارائه ی محصول تبدیل کنید . نترسید و اصولی مبارزه کنید!

اکنون که به یک دید درست به مسائل پیش رویتان رسیده اید، یک سیستم فروش صحیح می تواند وظایفی که بخشی از آن را در بالا گفتیم انجام دهد.

دست و پا زدن کافی نیست! برای بیرون آمدن از یک مرداب، لازم است که مدتی ساکن باشیم  و به محیط اطراف برای کمک گیری هرچه بهتر از آن  نگاه کنیم

راه حل من: سیستم فروش

هر سیستمی قوانین خودش را دارد و برای کنار آمدن با آنها، لازم است که مدت زیادی را در آن زندگی کنیم. کسب و کارتان برای زندگی در یک محیط جدید باید چمدان خودش را ببندد اما قبل از آن باید خودش را درست مثل زمان هایی که منتظر شب عید بودیم و طعم شیرین گرفتن عیدی را در خیال می کردیم، در بین یک سیستم فروش تصور کند. برای درک هرچه بهتر سیستم فروش و عملکرش با یک مثال شروع می کنیم:

ریشه های یک درخت را تصور کنید. درخت به صورت غیر ارادی، نیازهای خودش را میداند و برای برطرف کردن آن ها حتی یک بتن مقاوم در زیر خاک را سوراخ می کند تا راه خودش را از بین تاریکی به سمت آب زلال پیدا کند. اما نکته ای که باید به آن توجه کنیم این است که ریشه ها، در همه ی جهت هایی که وجود آب را حس کنند، حرکت می کنند به عبارتی درخت از تمام فرصت های خود استفاده می کند.

تشنگی هر کسب و کاری با بدست آوردن اعتبار برای محصولات و همچنین از سمت مشتریانش برطرف میشود. اعتبار هر مجموعه ای به نسبت سن آن به عمق گوش های مشتریانش رسیده است اما پمپ شدن نتایج مثبت تنها و تنها به ریشه های سازمان یافته ای که در سطح جامعه هستند بستگی دارد. به کلمه ی سازمان یافته دقت کنید چونکه همین یک واژه می تواند باعث خشک شدن درخت کسب و کارتان شود.

اگر ریشه ی یک درخت پس از هربار سیرآب شدن، به پایه ی درخت برگردد باید برای یک بار دیگر مسیری که قبلا رفته است طی کند به عبارتی فروشندگان یک مجموعه باید مثل یک ریشه برای وظایف خاصی آموزش ببینند و وقت خودشان را بیهوده برای جمع آوری اطلاعات قدیمی مشتریان  نگذارند بلکه با داشتن آن ها از یک پلتفرم تنها به سمت جلو پیشروی کنند. در نهایت اگر این مرحله به اشتباه انجام شود، ارزش یک شرکت که در محصول آن خلاصه می شود صدمه خواهد دید و احساس نارضایتی نه تنها مشتریان قدیمی، بلکه  مشتریان کنونی را هم فرا خواهد گرفت.

سیستم سازی فروش چیست؟

بازاریابی و فروش، نتیجه ی تلاش ها و زمان هاییست  که تمامی بخش های یک شرکت بر روی مسائل مختلف گذاشته اند. هر موضوعی که از اهمیت بالایی برخوردار است درست مثل یک لپتاپ که ارزش و هزینه ی زیادی دارد  و برای حفاظت از آن در برابر ویروس ها از آنتی ویروس ها استفاده میکنیم، نیاز به یک حفاظت کننده دارد. بازاریابی هم از این قضیه جدا نیست و بدون یک برنامه ریزی و سیستم درست به سمت نابودی خواهد رفت. سیستمی که از آن صحبت میکنیم علاوه بر تبدیل یک کاربر گذرا به مشتری باعث میشود که مشتری با استفاده از محصول یا حتی در حین فرآیند خرید محصول، احساس رضایت نسبت به کل پروسه داشته باشد.

تا الان به یک آشنایی نسبی در مورد سیستم فروش رسیدیم و نوبت آن است که با مفهوم و نقش آ ن در یک مجموعه ی ساختاریافته اشاره بکنیم.

سیستم سازی فروش (Sales systemization) یعنی نوشتن فرآیندهای فروش، مستندسازی آن ها و در نهایت رسیدن به فرآیندهای کاملا ساختاریافته و سیستمی. در طول این مراحل تمامی اطلاعات ارزشمند مشتریان در گذشته مورد بررسی قرار میگیرد. که در نهایت در شناسایی و درک نیازهای روز یا حتی پیشآمدها  و رشد یا از بین رفتن یک کالا با توجه به نمودار طول عمر نقش پررنگی دارند .

بعضی از صاحبان مجموعه های مختلف نسبت به سیستم فروش مقاومت نشان می دهند و کار نادرست خودشان در حق یک مجموعه را با گفتن «یک راه ثابت که همیشه جوابگو نیست» توجیه میکنند. در جواب این ادعای غلط  آن ها باید پاسخ داد که مسیر هر کسب و کاری در پیاده سازی یک سیستم فروش با دیگری متفاوت است و تنها پارامتر ثابت آن عنوان های مشخصی است که از آن ها برای استخراج اطلاعات در مورد سابقه ی فعالیت یک مجموعه در گذشته استفاده می کنیم و قسمت اصلی آن به کسب و کار شما بستگی دارد.

با اجرای یک سیستم فروش حساب شده، تغییرات زیر در طول مجموعه ی شما رخ خواهد داد:

• با توجه به موجود بودن تمامی مدارک و اسناد فروش از اتفاقات به صورت آنی آگاه میشوید.
• در صورت تبلیغات شما برای جذب مشتری جدید، پیگیری ها و تلاش فروشندگان میدانی در این راستا قابلیت رصد خواهند داشت.
• تمامی اطلاعات و داده های فروش بدست آمده مجموعه در گذشته، پس از جدا شدن نیروی فروش از بین نمیرود و علاوه بر این با داشتن سوابق طبقه بندی شده به راحتی و در زمان بسیار کمی امکان آموزش به نیروهای جدید وجود دارد.

مزایای سیستم سازی فروش

از مزایای سیستم فروش میتوان به موارد زیر اشاره نمود:

کنترل بهتر فروش و جذب خریداران جدید

احتمال از دست دادن فرصت های فروش بسیار کم می شود یا به عبارتی خروجی های قیف فروش کسب و کارتان بیشتر می شوند.

هدایت راحت تر تیم فروش

با ارزیابی رفتار تیم فروش می توان برنامه های فروش را به صورت استعداد محور در بین آن ها تقسیم نمود و با این کار هم از خستگی کارمندان خود جلوگیری میکنید و هم باعث پویایی مجموعه ی خود میشوید.

بهبود کارآیی تیم فروش

 با درک و طبقه بندی هرچه بهتر مشتریان از طریق سوابق خرید گذشته شان، پیگیری دقیقی برای نیاز مشتری انجام می شود که در نهایت رابطه ی مجموعه ی شما با مشتریان را محکم تر از همیشه میکند.

درک بهتر رفتار مشتریان

با توجه به ثبت نظرات مشتریان می توان نکات مثبت و همچنین اشکالاتی که در محصول دیده می شود را فهمید و با دانستن آن ها می توانید ضمن حفظ ارزش ذاتی محصول خود، آن را به شکل مؤثرتری نسبت به قبل ارائه دهید که به عبارتی می تواند نمودار مرگ محصول شما را طولانی تر کند.

ایجاد روابط بلند مدت با مشتریان

با توجه به سیستماتیک کردن فروش، کارمندان اطلاعات دقیقی از مسیر پیش روی خود برای هر مشتری دارند.

رسیدن به اهداف و فراتر از آن

امکان بدست آوردن فرصت های بیش تر برای جلب توجه نظر مشتریان و فروش محصول به علت همسو بودن تمامی تلاش های اعضای سازمان

چگونه سیستم فروش را برای کسب و کار خود پیاده سازی کنیم؟

در ادامه مراحل پیاده سازی سیستم فروش را بررسی خواهیم کرد:

1-اهداف خودتان را بیشتر بشناسید

هدف هر کسب و کاری کسب درآمد بیشتر است. اما روش های افزایش درآمد به چیدمان سیاست های درست و به موقع در مجموعه شما بستگی دارد. شما می توانید برای برطرف کردن ضعف ها یا تقویت راه های موجود با در نظر گرفتن متغیرهایی همچون زمان، نیروی کار و عوامل دیگری برای خود اهدافی را مشخص کنید. برای اینکه به اهداف مناسب مجموعه ی خود برسید، می توانید تجربه های موفق و ناموفق خود را درجملات ساده ای مثل «در یک عصر پاییزی، باران مردم را برای پیاده روی به خیابان ها کشاند و از این موقعیت برای به نمایش گذاشتن چتر تولیدی خود استفاده کردم و نتیجه بخش بود» بر روی یک کاغذ بنویسید وآن وقت است که اهدافی که باید پیش بگیرید مثل کرم های شبنمایی خودشان را به شما نشان خواهند داد.

2-فرصت های فروش را تعیین کنید

همیشه با شنیدن فرصت فروش به یادِ گاری لبوفروشی در عصرهای پاییزی و زمستان می افتم که با بوی پخش شده ی لبوها درهوا و ریختن شیره بر روی آن ها، به نوعی عابران را به خرید یک خوراکی گرم دعوت می کند. با دقت در هر کسب و کاری می توانیم آن ها را به دو دسته تقسیم کنیم: برخی فصلی هستند و برخی به صورت دائم به ارائه محصولات یا خدمات خود مشغول هستند. اهداف نوشته شده مرحله ی قبل خود را با فرصت های موجود در کنار هم قرار دهید و مسیر راه شما مشخص خواهد شد. بعلاوه با استفاده از سیستم های قوی CRM مثل salesforce یا Dynamics قادر به ارائه ی گزارش مناسبی خواهید بود که سبب می شود با تحلیل داده های موجود، فروش قوی تری اتفاق بیافتد.

 فرصت های جدید، فرصت های پوست انداخته قدیم شما هستند اما به یک رنگ دیگر! 

3-فرآیند و نحوه ی فروش خود را مشخص کنید:

تا به اینجا به این نتیجه رسیدیم که یک سیستم فروش برای هر مجموعه ای لازم می باشد. همانطور که در حال تصور کردن یک قله برای مجموعه خودتان هستید این موضوع را در نظر بگیرید که چه راه هایی برای طی کردن این مسیر مناسب است. آیا در طول مسیر با راه هایی مواجه میشوید که عبور از آنها سخت است؟ آیا می توانید تنفس مجموعه را تا آن نقطه منظم نگه دارید؟

در جواب این سوالات بگذارید پاسخ را من بدهم. این مرحله از پیاده سازی سیستم فروش در واقع تخصصی ترین مرحله است که باید به دقت انجام دهید.

برای شروع، فرآیندهای مهم فروش و درخواست مشتریان خود را در نظر بگیرید و نقشه ای را برای ایجاد اعتمادسازی هرچه بیش تر کاربران به مجموعه، نمایش اهداف خریداران و لیست خدماتی که باید به مشتریان ارائه دهید بسازید. در واقع این رویه ها باید مثل نکات داخل دفترچه راهنمای لوازم خانگی باشد که در آن تمامی مراحل معرفی، نصب و تمام مشکلاتی که امکان پیشآمد دارند لحاظ شود تا در آینده به عنوان چسب زخم کسب و کار شما باشد و از سقوط آن برای همیشه جلوگیری کند.

نوشتن فرآیندهای فروش باید مثل نکات داخل دفترچه راهنمای لوازم خانگی باشد که در آن تمامی مراحل معرفی، نصب و تمام مشکلاتی که امکان پیشآمد دارند لحاظ شود تا در آینده به عنوان چسب زخم کسب و کار شما در آینده باشد و از سقوط آن برای همیشه جلوگیری کند

4-به صورت تیمی کار کنید و از جلسات بارش فکری غافل نشوید

سیستم سازی فروش مثل یک ورزش گروهی است. کارمندان و مدیر باید برای جلب رضایت و وفادارسازی مشتری و بهبود فروش تلاش کنند. در جلسات هفتگی با تیم فروش خود بارش فکری داشته باشید و نظر آن ها را برای بهبود ارتباط با مشتری و حل مسائل و مشکلات واحد فروش جویا شوید. از کارمندانتان بخواهید که در صورت بروز مشکل با هم همفکری کنند و نظراتشان را با یکدیگر به اشتراک بگذارند.

5-به صورت مداوم ارزیابی کنید

و در انتها بسیار مهم است که نتیجه و عملکرد هر کدام از فرآیندهایی که انجام میگیرد را جمع آوری کنیم و پس از آن معیارهای فروش و بازخوردهای ثبت شده از تیم فروش را بررسی کنیم و در صورت لزوم تغییراتی را ایجاد کنیم.

حال که با روند پیاده سازی یک سیستم فروش آشنا شده اید، در ادامه به چالش های یک سیستم فروش می پردازیم.

چالش های سیستم فروش

نوبت به بررسی چالش های پیاده سازی یک سیستم فروش رسیده است. برای معرفی چالش های در پیاده سازی یک سیستم فروش می توان به موارد زیر اشاره کرد:

جمع ‌آوری و مدیریت داده‌ ها

شما به عنوان یک کسب و کار علاوه بر این که باید به دنبال تولید محصولات و خدمات خود باشید، باید به موارد مختلف دیگری نیز توجه کنید. سیستم فروش نیاز به جمع ‌آوری و مدیریت داده ‌های مشتریان، محصولات، سفارشات و تراکنش ‌ها دارد. این اطلاعات باید به صورت دقیق و امن مدیریت شوند.

انتخاب پلتفرم مناسب

انتخاب پلتفرم مناسب و نرم ‌افزار سیستم فروش ممکن است چالش ‌بر انگیز باشد. باید از یک پلتفرم سازگار با نیازها و اهداف کسب ‌و کار استفاده کرد. البته نیاز است یک آشنایی کلی با این پلتفرم ها داشته باشید تا سیستم فروش خودتان را بر اساس آن طراحی کنید.

تطابق با نیازها و اهداف کسب ‌و کار

برای پیاده ‌سازی موفق، سیستم فروش باید به دقت با نیازها و اهداف کسب‌ و کار هماهنگ شود. به همین علت نیاز است نیازها و اهداف خودتان را به صورت بسیار دقیق و جزئی مشخص کنید.

آموزش کارکنان

آموزش کارکنان به منظور استفاده صحیح از سیستم فروش اهمیت دارد و ممکن است زمان ‌بر باشد. برای آشنایی بیشتر با موضوع آموزش کارکنان می توانید این مقاله را نیز مطالعه کنید.

امنیت

حفاظت از اطلاعات مشتریان و تراکنش ‌ها از اهمیت بسیاری برخوردار است. چالش‌ های امنیتی از جمله نفوذهای احتمالی و انتخاب تکنولوژی‌ های امنیتی مناسب می‌ باشند. شما نیز باید به هنگام طراحی سیستم فروش باید به این نکات امنیتی توجه کنید. یکی از راه های اعتماد مشتریان به کسب و کار شما همین مبحث امنیت است. در جهان امروزی موضوع اطلاعات شخصی برای مخاطبین بسیار مهم است. اگر مخاطبی این ریسک را کرده است که از بین تمام کسب و کارهای حوزه شما، شما را انتخاب کند، نباید با عدم توجه به امنیت، این حس اعتماد و وفاداری مشتریان را از بین برد.

توانایی انعطاف ‌پذیری

با تغییرات در بازار و نیازهای مشتریان، سیستم فروش باید انعطاف ‌پذیری کافی را داشته باشد تا بتواند به سرعت به تغییرات پاسخ دهد و ویژگی ‌های جدید را اضافه کند. شما نمی توانید منکر این تغییرات بشوید. اگر شما هم  توانایی انعطاف پذیری را نداشته باشید، با شکست مواجه خواهید شد. برای مثال شرکت تلفن همراه بلک بری، وقتی با تغییرات بازار و نیازهای مشتریان روبرو شد، به این تغییرات واکنشی نشان نداد و همان روند سابق خودش را پیش برد. خودتان هم با باقی تاریخچه بلک بری آشنا هستید که چگونه شکست خوردند و بازار را از دست دادند.

تحلیل داده‌ ها و گزارش ‌دهی

تحلیل داده‌ های جمع‌  آوری شده و تولید گزارش‌های مفید و تصمیم ‌گیری بر اساس آن ها نیاز به تکنولوژی و مهارت‌ های مرتبط دارد. به هنگام پیاده سازی یک سیستم فروش باید به این موارد نیز توجه کنید تا بر اساس این اطلاعات سیستم فروش خودتان را ارزیابی کنید.

پشتیبانی و نگهداری

سیستم فروش باید به صورت مداوم نگهداری شود و مشکلات فنی را برطرف کند. این نیاز به منابع انسانی و مالی دارد. عدم توجه به آن نیز در نهایت منجر به شکست خواهد شد.

تغییرات قوانین و مقررات

تغییرات در قوانین مالی، حقوقی و مقررات ممکن است تاثیر مستقیمی بر روی سیستم فروش داشته باشد و نیاز به تطبیق با آن داشته باشد. نیاز است این تغییرات را رصد کنید تا در مواقع نیاز تغییرات لازم را ارائه بدهید.

مقیاس ‌پذیری

کسب و کار شما دائما به این صورت نمی ماند. اگر کسب و کار رشد می ‌کند، سیستم فروش باید قابلیت مقیاس‌ پذیری داشته باشد تا تعداد مشتریان و تراکنش‌ ها را به راحتی پشتیبانی کند.

با در نظر گرفتن این چالش‌ ها و برنامه‌ ریزی دقیق، می ‌توانید به موفقیت در پیاده‌ سازی سیستم فروش دست یابید. پس از آشنایی با چالش های یک سیستم فروش ، در ادامه به بررسی معیارهای کارایی سیستم فروش می پردازیم.

معیارهای کارایی سیستم فروش

متاسفانه مشکلی در اکثر کسب و کارهای نوپا مشاهده کرده ایم، این است که به آینده کسب و کار خود توجهی ندارند. به این معنی است که این کسب و کارها، تنها هدفی که دارند این است که به یک سود، مقطعی برسند. و کمتر کسب و کاری وجود دارد که تصمیم گیری های بلند مدتی داشته باشد.

البته تا حدی هم این کسب و کارهای تازه کار حق دارند؛ زیرا تجربه کافی را کسب نکرده اند. شما به عنوان یک کسب و کار، یک فروشنده نیز هستید. یک فروشنده با مشتریان و مخاطبین زیادی در ارتباط است. هر کدام از آن ها رفتارهای متفاوت خاص خودشان را دارند. و مشکلات دیگری که همه آن ها باعث می شود که به عنوان یک فروشنده نتوانید تصمیم درستی بگیرید. همین تصمیم درست نگرفتن و عدم توانایی در پیش بینی وضعیت بازار، باعث شده است که این گونه کسب و کارهای تازه کار به سراغ برنامه ریز طولانی مدت نروند.

در این جا سیستم فروش به کار شما می آید. شما می توانید معیارهای زیادی را برای کسب و کار خودتان در نظر بگیرید. اما در نظر داشته باشید که معیارهایی که در نظر گرفته اید آیا توسط نیروی فروش کسب و کار شما قابل کنترل است یا خیر؟

با توجه به این که معیارهای زیادی برای تشخیص کارایی سیستم فروش وجود دارد، اما سخت است که هر کدام را به عنوان معیار تعیین کرد. برای همین خوب است که یک معیارهایی را مشخص کرد. این معیارهای مشخص برای این خوب است که در دفعات بعدی که قرار است تاثیر سیستم کسب و کار خودتان را بر نیروی فروش خود با دفعات قبل  تصمیم گیری ها مقایسه کنید، معیارهای ثابتی داشته باشید تا عملی بشود:

سود خالص

اولین معیار سود خالص است. در هنگام محاسبه سود خالص نیاز است که تمام هزینه ها را در نظر داشته باشید. برای مثال حقوق فروشنده ها، هزینه مدیریت و… .

بازده دارایی ها

معیار بعدی توجه به بازده دارایی ها است. بازده دارایی‌ ها به این معنی است که چقدر سرمایه ‌گذاری‌ هایی که در کالا های انبار، دفاتر، خودرو ها و حساب‌ های دریافتی کسب و کار شما ثبت شده، برای شما سودآور بوده است. این بازده را می ‌توان با کسر هزینه ‌های فروش مانند حقوق، سفر، سرگرمی و… از سود ناخالص حجم فروش محاسبه کرد.

نسبت هزینه فروش

مورد بعدی که در معیارهای سیستم فروش باید به آن توجه کرد، نسبت هزینه فروش است. نسبت هزینه فروش یک شاخص است که می توانید با تقسیم هزینه‌ های فروش بر حجم فروش به دست بیاورید. البته این معیار را نمی توان به تنهایی مبنا قرار داد، در واقع این شاخص باید با سایر معیارها مقایسه شود. برای مثال، ممکن است یک تیم فروش به نسبت مقدار کالای کمی که داشته است، سود بیشتری نسبت به سایر تیم های فروش کرده باشد. اما نمی توان به تنهایی معیار بشود.

سهم بازار

آخرین معیار سهم بازار است. سهم بازار نیز معیاری است که تاثیرات زیادی از عوامل خارج از بخش فروش وابسته است. ولی اگر عواملی مثل کیفیت محصول، قیمت، تبلیغات و رقابت در بازار ثابت باشند، افزایش سهم بازار می ‌تواند معیار خوبی برای بهبود عملکرد بخش فروش باشد.

طراحی سیستم فروش

ما در مرکز فروش 24 دوره های مختلفی برگزار کرده ایم. در این دوره ها علاوه بر این که دانش و مهارت مختلفی را به شرکت کنندگان دوره خود آموخته ایم، خودمان نیز از این دوره ها استفاده های زیادی برده ایم. برای مثال از تجارب شرکت کنندگان استفاده کرده ایم و یا این فرصت را داشته ایم تا مدیران فروش کسب و کارهای مختلف را بهتر بشناسیم.

متاسفانه تجربیات ما از این دوره ها به ما نشان می دهد که این کسب و کارها در رابطه با اهدافی که تعیین کرده اند، به جای این که برنامه ریزی های بلندمدت داشته باشند، به اهداف کوتاه مدت راضی بوده اند.

منظور این است که این کسب و کارها دیدشان به این گونه است که اگر به یک سود در یک مدت زمان کوتاهی برسند، نسبت به آن راضی هستند. در طراحی سیستم فروش باید به این نکته توجه کرد که در کنار برنامه ریزی های مقطعی، به برنامه ریزی های بلند مدت نیز توجه داشته باشید.

در طراحی این سیستم ها باید به ارتباط فروشندگان کسب و کار خود با مشتریان توجه کنید. هر مشتری ارزشمند است و برخورد فروشنده ها با مشتریان باید به درستی انجام بشود. با این حال باید طوری این برخورد کنترل بشود که برای مشتری های ارزشمندتر، بهتر نیز رفتار کنند.

نکته بعدی که در طراحی سیستم فروش می توانید به آن توجه کنید این است که همیشه افزایش تیم نیروی فروش شما قرار نیست که به افزایش سودآوری کسب و کار شما کمک کند. در واقع عوامل بسیار زیادی وجود دارند که اگر به آن ها به هنگام طراحی سیستم فروش توجه نکنید، ممکن است حتی کاری مثل افزایش تعداد نیروی فروش نیز باعث ضرر شما و کاهش سود آوری شما بشود.

به همین علت است که برای طراحی این سیستم ها نیاز است که بهتر با سیستم های فروش آشنا باشید تا بهترین تصمیم گیری ها را بگیرید.

تیم فروش برای سیستم فروش

برای داشتن یک سیستم فروش خوب، مهم است که یک تیم خوب و قوی داشته باشید. تیمی که هماهنگی، همکاری و همبستگی بالایی داشته باشد. برای ایجاد یک تیم خوب، راهکارهای زیر را می ‌توان در نظر گرفت:

انتخاب اعضای مناسب

انتخاب افراد با تجربه، دارای مهارت ‌های لازم و شخصیت‌ های سازگار با فضای کاری و اهداف کسب و کار شما بسیار مهم است. همچنین، در هنگام انتخاب اعضا، توجه به تنوع و توازن مهارتی در تیم نیز اهمیت دارد.

ارتقای ارتباطات

ارتباطات سالم و کارآمد بین اعضای تیم را آسان تر کنید. به اشتراک گذاشتن اطلاعات، ایده ‌ها و نکات ضروری است تا یکدستی در تصمیم‌ گیری‌ ها و اجرای برنامه ‌ها به وجود آید.

تعیین اهداف مشترک

تعیین اهداف مشترک و قابل اندازه‌ گیری برای تیم فروش بسیار مهم است. این اهداف باید مشخص، قابل دسترس و همچنین الهام ‌بخش باشند تا تمام اعضا به سمت یک هدف مشترک سوق داده بشوند و حرکت کنند.

تشویق همکاری

تشویق همکاری و تعامل مثبت بین اعضای تیم را ترویج دهید. ایجاد فضایی که همکاران بتوانند به راحتی ایده‌ ها، دغدغه ‌ها و نگرانی ‌های خود را به اشتراک بگذارند، تشویق به کمک و همراهی یکدیگر و ارزیابی مشترک عملکرد می ‌تواند روحیه و عملکرد تیم را بهبود بخشد.

آموزش و توسعه

آموزش و توسعه مداوم اعضای تیم از طریق دوره ‌های آموزشی، کارگاه‌ ها و بازخوردها، می ‌تواند به بهبود مهارت‌ ها و توانمندی‌ های تیم کمک کند و رشد فردی و گروهی را تسهیل کند. برای اطلاع بیشتر می توانید مقاله تربیت نیروی فروش را مطالعه کنید.

لحاظ کردن نظرات و بازخوردها

به نظرات و بازخوردها اعضای تیم اهمیت دهید. از این نظرات در بهبود عملکرد و روند کار تیم استفاده کنید. ایجاد فضایی باز و صادقانه برای بحث و بررسی مسائل و ارائه پیشنهادات، تیم را به سمت بهترین عملکرد هدایت می ‌کند. البته شنیدن و عمل نکردن این نظرات به هیچ وجه خوب نیست. سعی کنید که حتی اگر نظری را عملی نمی کنید، دلیل آن را به تیم خود انتقال بدهید.

معایب عدم توجه به سیستم سازی فروش

سیستم سازی فروش به معنی نوشتن فرآیند فروش و مستند سازی آن است. انجام این فعالیت ها به این خاطر است تا به یک فرآیند کاملا سیستمی برسید. با داشتن همچنین سیستمی طبیعی است که میزان فروش تان قابل پیش بینی باشد. با این که سیستم سازی فروش اهمیت بسیاری دارد، مدیران کسب و کارها به این موضوع توجه نمی کنند. این بی توجهی را در رفتارهای مختلفی می توانید مشاهده کنید:

• معمولا این کسب و کارها، فروش ثابتی ندارند. برای مثال یا در یک دوره زمانی فروش شان زیاد و در دوره دیگری، بسیار کم می شود.
• این کسب و کارها در زمانی که تقاضای برای خرید کالا بسیار زیاد است، ممکن است محصول شان به مقدار کافی نباشد.
• گاهی هم ممکن است محصول بسیار زیادی وجود داشته باشد، اما به فروش نرسد.

و مثال های مختلفی که همگی نشان دهنده ضعف توانایی فروش یک کسب و کار است. البته برخی از مدیران کسب و کارها تا حدودی با اهمیت سیستم فروش آشنا هستند. اما به خاطر دلایلی که دارند در برابر اجرای این سیستم مقاومت می کنند. برای مثال می گویند مخاطبین کسب و کارشان تفاوت زیادی دارند و نمی توان برای همه آن ها یک رویکرد شخصی سازی شده را انتخاب کرد. عدم توجه به سیستم فروش باعث آسیب به کسب و کار می شود. در ادامه به مشکلاتی که عدم توجه به سیستم سازی فروش به بار می آورد اشاره خواهیم کرد:

• عدم توجه به سیستم فروش به معنی نداشتن داده است. وقتی داده نداشته باشید، نمی توانید به درستی متوجه امور پیرامون خود بشوید. برای مثال ممکن است تعداد مشتری های شاکی شما به مرور افزایش پیدا کند؛ اما زمانی متوجه این قضیه بشوید که خیلی دیر شده است.
• شما به عنوان مدیر کسب و کار باید به تیم های مختلف کسب و کار خود نظارت داشته باشید. بدون داشتن اطلاعات، نمی توان تشخیص داد که تیم فروش شما در چه وضعیتی قرار دارد.
• با کمک سیستم فروش می توانید با نظرات مشتری ها آشنا بشوید و بدانید که تیم فروش شما چگونه با مشتری های کسب و کارتان برخورد می کنند.
• بدون داشتن سیستم فروش، اگر یکی از نیروهای فروش شما از مجموعه خارج بشود، اطلاعاتی از او ثبت نشده است. معمولا بعد از خروج نیروها، میزان فروش کمتر می شود، چرا که مخاطبین شما تنها آن نیرو را می شناختند.

نکاتی برای تماس تلفنی

یکی از ویژگی های سیستم فروش ، تماس تلفنی است. در ادامه شما را با نکاتی در مورد تماس تلفنی آشنا خواهیم کرد که بتوانید سیستم فروش را به خوبی اجرا کنید:

شروعی صمیمانه

اولین برخورد بسیار مهم است و مخاطبین شما را با همین برخورد ارزیابی می کنند. بهترین شروع، شروعی صمیمانه است و با انجام نکاتی ساده می توانید گفتگویی دوستانه ای داشته باشید:

• سلامی دوستانه با مخاطب
• بیان کردن نام کسب و کار
• مکث کوتاه بعد از معرفی خود

احوالی پرسی اولیه نباید بیش از حد طولانی بشود و سعی کنید که درگیر آن نشوید. همان ابتدا توضیح دهید که چرا با آن ها تماس گرفته اید و نگرانی های مشتری را برطرف کنید.

حفظ ارتباط

با توجه به این که شما به صورت غیرحضوری با مخاطب در ارتباط هستید، سخت است که بتوانید ارتباط با مخاطب را حفظ کنید. برای حفظ ارتباط با مشتری نیاز است طوری صحبت کنید که این ارتباط قطع نشود. برای نمونه زمانی که لحظه ای برای ثبت موردی صحبت نکرده اید؛ وقتی دوباره صحبت را از سر گرفته اید باید از مشتری بابت صبری که کرده است تشکر کنید. همین عبارت ها کمک می کند تا مشتری را در جریان تماس نگهدارید.

گوش شنوا

متاسفانه اکثر افراد به هنگام تماس تلفنی تنها خودشان با مخاطب صحبت می کنند و زمانی به مخاطب تماس نمی دهند. بخشی از تمرکز خود را به صحبت های مخاطب خود بدهید و گوش دادن تان فعال باشد. هر چه تجربه فرد تماس گیرنده بیشتر باشد، به راحتی تشخیص می دهد که طرف مقابل شان چه می خواهد. اگر تجربه تان زیاد نیست، صبحت هایی که برای تان مبهم است را از او بپرسید. همچنین زمانی که مخاطب صحبت می کند باید نشانه های کوچک تایید را ارائه بدهید که نشان دهید هنوز روی خط هستید.

چه کسب و کارهایی به سیستم فروش نیازی ندارند؟

تا به این جای مقاله شما را با نکات مختلفی در رابطه با سیستم فروش آشنا کرده ایم. برخی از کسب و کارها وقتی با مزایا و کاربردهای سیستم سازی فروش آشنا می شوند، می خواهند از مزایای این سیستم بهره ببرند؛ اما آیا همه این کسب و کارها می توانند از سیستم فروش استفاده کنند؟ بله همه کسب و کارها می توانند از این سیستم کمک بگیرند؛ با این حال برخی از کسب و کارهای کوچک هستند که مدیریت آن ها راحت است و نیاز کمتری به سیستم سازی فروش دارند.

این کسب و کارها عبارتند از: خدمات مشاوره ای – خدمات تحویل پست محلی – کسب و کارهای خانگی – رستوران های کوچک و… . اکثر این کسب و کارها که به آن ها اشاره کرده ایم، به تنهایی اداره می شوند و مخاطب زیادی ندارند؛ با این حال حتی یک کسب و کار خانگی نیز می تواند به حدی رشد کند که به سیستم سازی فروش احتیاج پیدا کنند.

منظور از مدیریت وظایف غیرضروری چیست؟

زمانی که فعالیت های کسب و کار خود را با کمک سیستم فروش مناسبی ثبت کنید، می توانید فعالیت های غیرضروری که در حال معمول انجام می دهید را بیابید. با از بین رفتن وظایف غیرضروری به مرور روال انجام دادن کارها بهتر خواهد شد.  در نهایت نیز هزینه های کسب و کارتان کاهش پیدا می کند و زمان بیشتری برای پیشرفت، آزاد می شود.

در کنار از بین رفتن این موارد غیرضروری، کسب و کارتان تمرکز بیشتری بر روی فعالیت های مهم و ضروری خواهد داشت. تمرکز بیشتر سبب می شود که خطا و اشتباهات کمتری را در کار خود انجام بدهید. همچنین شما با زمان بیشتری که به دست آورده اید، خواهید توانست به مرور وظایف جدید مهم دیگری را طراحی کنید یا به دنبال تغییر وظایف فعلی باشید تا با اصلاح مجددشان کارآمدتر از قبل شوند.

سخن پایانی

در این مقاله در مورد «سیستم فروش و نحوه ی پیاده سازی آن» حرف زدیم. در بخش های مختلف، ساختار یک فروش هدفمند و سیستماتیک توضیح داده شد و تفاوت های آن به خوبی با عملکرد یک کسب و کار نوپا مقایسه گردید. استقبال از سیستم های فروش علاوه بر ایجاد  یکپارچگی ثابت سبب افزایش درآمد مجموعه شما خواهد شد.

اگر قصد پیاده سازی یک سیستم فروش را دارید، می توانید با استفاده از دوره جامع سیستم فروش مرکز فروش 24، مجموعه ی خود را با ریسک پایین و با تخصص خودتان به قله ی درآمدزایی برسانید.

منبع اول             منبع دوم             منبع سوم

پرسش های متداول

در آخر به پرسش های متداول پاسخ خواهیم داد:

1- برای اجرای یک سیستم فروش به چه ابزارهایی نیاز داریم؟

برای پیاده سازی یک سیستم فروش باید در ابتدا تمامی اطلاعات مربوط به مشتریان را در اختیار داشته باشیم برای این منظور میتوانیم از اطلاعات مالی دستگاه پوز، صورتحساب های واریزی مستقیم به حساب شما و یا نرم افزارهای CRM استفاده کنیم.

2-یک سیستم فروش از چه بخش ها و مراحلی تشکیل شده است؟

در ابتدا برای پیاده سازی یک سیستم فروش باید اهداف نهایی که برای کسب و کار خود دارید را مشخص کنید و در مراحل بعد باید از خود بپرسید که برای اهدافتان چه فرصت های جدید و حساب شده ای را در نظر گرفتید. سپس مراحل و فرآیندهایی که باید برای دستیابی به این سیستم هدفمند را طی کنید را مشخص کنید و پس از آن دل خود را به دریا بزنید و ناخدای کشتی مجموعه تان به سمت دنیای جدید شوید!

3-آیا به تنهایی میتوانم یک سیستم فروش را برای مجموعه خود پیاده سازی کنم؟

در جواب این سوال هم میتوان نظر مثبت داد و هم نظر منفی. پیاده سازی یک سیستم فروش که در نهایت باعث افزایش درآمد 100 درصدی شما شود به سطح و مرحله ای که در آن قرار دارید بستگی دارد. اگر کسب و کار کوچکی دارید که در ابتدای مسیر پیشرفت است و ریسک کاری پایینی دارد خودتان وارد عمل شوید ولی اگر موفقیت بیشتر از هرچیزی برایتان مهم است به شما دوره ی آموزش جامع سیستم فروش از مرکز فروش 24 را پیشنهاد میکنیم.

4-آیا با سیستم فروش از همان ابتدا تغییر را در مجموعه و درآمدم میتوانم حس کنم؟

ما معتقدیم که با پیاده سازی یک سیستم فروش، ریه های مجموعه ی شما تنفس بهتری خواهند داشت و ریه ها برای بازسازی نیاز به کمی زمان دارند. اگر شما تمامی مراحل را به صورت دقیق پیش ببرید و از ارزیابی مستمر آن غافل نشوید، اثر آن به زودی در مجموعه تان مشاهده خواهد شد.